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Social Media RFP: Best Practices und eine kostenlose Vorlage

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Social Media RFPs sind die Ausgangspunkte für solide Social Media-Strategien, preisgekrönte Kampagnen und langjährige Zusammenarbeit.

Aber du kommst aus ihnen heraus, was du in sie steckst. Schreiben Sie eine unterdurchschnittliche Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen, und die Vorschläge, die Sie von Agenturen für digitales Marketing erhalten, sind nur so stark.

Zu viele Fragen unbeantwortet lassen? Erwarten Sie, dass Sie Zeit damit verbringen, das Telefon zu beantworten und lange Antworten auf E-Mails von interessierten Anbietern zu schreiben.

Verschwenden Sie nicht Ihre Zeit oder die anderer. Erfahren Sie, welche Informationen Sie in ein Social-Media-RFP aufnehmen sollten, um die besten Unternehmen und Vorschläge für Ihr Unternehmen zu gewinnen.

Bonus: Holen Sie sich die kostenlose RFP-Vorlage für soziale Medien Erstellen Sie Ihre eigenen in wenigen Minuten und finden Sie die richtige Agentur, um Ihre Ziele zu erreichen.

Was ist ein Social Media RFP?

RFP steht für “Request for Proposal”.

Ein Social Media RFP:

  • skizziert ein bestimmtes Projekt oder einen Bedarf, den Ihr Unternehmen ansprechen möchte
  • lädt Agenturen, Managementplattformen oder andere Anbieter ein, kreative Ideen oder Lösungen zu entwickeln.

Der RFP-Prozess bietet einem Unternehmen die Möglichkeit, Prüfen Sie Ideen und Anbieter, bevor Sie sich zu einer bedeutenden Zusammenarbeit oder langfristigen Vereinbarung verpflichten.

Was ist der Unterschied zwischen RFP, RFQ und RFI?

EIN Angebotsanfrage (RFQ) konzentriert sich darauf, eine Angebotsschätzung für bestimmte Dienstleistungen zu erhalten.

EIN Informationsanfrage (RFI) ist etwas, das ein Unternehmen herausbringen kann, um die Fähigkeiten oder Lösungen zu verstehen, die verschiedene Anbieter bieten können.

Ein RFP sollte Hintergrundinformationen liefern, das Projekt und seine Ziele beschreiben und die Anforderungen der Bieter darlegen.

Die Kunst eines RFP für Social Media Marketing Services besteht darin, die erforderliche Menge an Details bereitzustellen und gleichzeitig Raum für Kreativität zu lassen. Je besser Ihr RFP ist, desto besser sind die Vorschläge der Anbieter.

Was in ein Social-Media-RFP aufgenommen werden soll

Sie sind sich noch nicht sicher, was Sie in Ihr Social-Media-RFP aufnehmen sollen? Jedes RFP ist anders, aber dies sind die gemeinsamen Elemente, die zu starken Vorschlägen von Anbietern führen.

Ein Social-Media-RFP sollte diese 10 Abschnitte (in dieser Reihenfolge) enthalten:

1. Einleitung

2. Firmenprofil

3. Social Media Ökosystem

4. Projektzweck und Beschreibung

5. Herausforderungen

6. Schlüsselfragen

7. Bieterqualifikationen

8. Richtlinien für Vorschläge

9. Projektzeitpläne

10. Angebotsbewertung

Wir haben jeden Abschnitt analysiert, damit Sie einen besseren Eindruck davon bekommen, was er enthalten sollte.

1. Einleitung

Stellen Sie eine Zusammenfassung Ihres Social-Media-RFP auf höchster Ebene bereit. Dieser kurze Abschnitt sollte wichtige Details wie Ihren Firmennamen, das, wonach Sie suchen, und Ihre Einreichungsfrist enthalten.

Hier ist ein Beispiel:

Fake Company, Inc., der weltweite Marktführer für gefälschte Unternehmen, sucht nach einer Kampagne zur Sensibilisierung für gefälschte soziale Medien. Wir akzeptieren Vorschläge als Antwort auf diese gefälschte Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen bis [date].

2. Firmenprofil

Teilen Sie einige Hintergrundinformationen zu Ihrem Unternehmen mit. Versuchen Sie, über das Boilerplate hinauszugehen und Informationen bereitzustellen, die für ein RFP für Social-Media-Marketing-Services relevant sein können. Dies kann Folgendes umfassen:

  • Leitbild
  • Grundwerte
  • Zielgruppe
  • Hauptakteure
  • Wettbewerbslandschaft

Wenn die Aufnahme eines der oben genannten Punkte in Ihr RFP die Offenlegung von Geschäftsgeheimnissen erfordern würde, beachten Sie, dass zusätzliche Informationen auf Anfrage und / oder mit NDA-Unterschrift erhältlich sind.

3. Social Media Ökosystem

Geben Sie Anbietern einen Überblick darüber, wie Ihr Unternehmen soziale Medien nutzt. Lassen Sie sie wissen, in welchen sozialen Kanälen Sie am aktivsten sind oder welche Netzwerke Sie vermeiden möchten. Einige andere Dinge, die Sie in diesem Abschnitt erwähnen könnten, könnten sein:

  • Eine Zusammenfassung der aktiven Konten
  • Wichtige Aspekte Ihrer Social-Marketing-Strategie
  • Übersichten oder Links zu früheren oder laufenden Kampagnen
  • Relevante soziale Analysen (z. B. Zielgruppendemografie, Engagement usw.)
  • Highlights aus Ihren sozialen Konten (z. B. Inhalte, die wirklich gute Ergebnisse erzielt haben)

Ein Hauptgrund für die Bereitstellung dieser Informationen ist die Vermeidung von Wiederholungen. Ohne diese Informationen erhalten Sie möglicherweise Vorschläge für soziale Medien, die früheren Konzepten zu ähnlich sind, was letztendlich eine Zeitverschwendung für alle darstellt. Je besser ein Anbieter Ihre Social-Media-Landschaft verstehen kann, desto besser kann er ein erfolgreiches Konzept liefern.

4. Projektzweck und Beschreibung

Erläutern Sie den Zweck Ihres Social-Media-RFP. Wonach suchen Sie? Welche Ziele erhoffen Sie sich? Sei so genau wie möglich.

Einige Beispiele können sein:

  • Sensibilisierung für die Eröffnung eines neuen Geschäfts in [location]
  • Gewinnen Sie neue Follower auf einem kürzlich gestarteten Social-Media-Kanal
  • Erhöhen Sie die Berücksichtigung für ein vorhandenes Produkt oder eine Dienstleistung
  • Generieren Sie mehr Leads über bestimmte Social-Media-Kanäle
  • Etablieren Sie Ihr Unternehmen als Vordenker
  • Teilen Sie Unternehmenswerte oder -initiativen mit einer Zielgruppe
  • Führen Sie eine saisonale Aktion oder einen sozialen Wettbewerb durch

Denken Sie daran, dass Social Media-Kampagnen mehrere Ziele beinhalten können und sollten. Jedes Ziel enthält ein Kästchen, in dem der Vorschlag eines Anbieters angekreuzt werden kann. Erwägen Sie die Verwendung von primären und sekundären Zielkategorien, damit klar ist, worauf es ankommt.

5. Herausforderungen

Die meisten Unternehmen sind sich der einzigartigen Herausforderungen bewusst, denen sie in und außerhalb von Social Media gegenüberstehen. Gehen Sie nicht davon aus, dass nicht eingeweihte Dritte das gleiche Verständnis haben. Identifizieren Sie Straßensperren im Voraus, damit Sie zusammenarbeiten können, um sie zu lösen oder zu umgehen.

Zu den Herausforderungen können gehören:

  • Kundenempfindlichkeiten (z. B. alles, was einem Anbieter helfen würde, das Drücken bekannter Schwachstellen zu vermeiden)
  • Legalese (z. B. umständliche Haftungsausschlüsse und Offenlegungen, die kreativen Konzepten häufig im Wege stehen)
  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (Gibt es Alters- oder andere Einschränkungen im Zusammenhang mit der Vermarktung Ihres Produkts?)
  • Differenzierung (ist es schwierig, Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung von Wettbewerbern zu unterscheiden?)

Auch hier können Ressourcen- und Budgetherausforderungen relevant sein. Verfügt Ihr Unternehmen über genügend Mitarbeiter, um den erforderlichen Kundenservice und das Community-Management zu unterstützen? Sei ehrlich. Die besten Vorschläge könnten unschätzbare Lösungen darstellen.

6. Schlüsselfragen

Es ist etwas üblich, Fragen in Social-Media-RFPs zu finden, die für Marketingzwecke verwendet werden. Sie folgen häufig oder werden als Unterabschnitt in Herausforderungen aufgenommen. In einigen Fällen fragen sie einfach: Wie wird Ihr Vorschlag diese Herausforderungen angehen?

Das Einbeziehen von Fragen ist eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Vorschläge die Lösungen oder Antworten direkt liefern, anstatt ihnen auszuweichen oder sie zu umgehen. Wenn Ihr Unternehmen vor großen Herausforderungen steht, erleichtern diese Antworten die Bewertung der eingegangenen Vorschläge.

7. Bieterqualifikationen

Erfahrung, vergangene Projekte, Teamgröße und andere Anmeldeinformationen sind wichtige Faktoren, die bei der Bewertung von Anbietern berücksichtigt werden müssen, die Ihre Social-Media-RFPs beantworten. Sie haben Hintergrundinformationen zu Ihrem Unternehmen bereitgestellt. Hier teilen Bieter mit, warum ihr Unternehmen möglicherweise einzigartig qualifiziert ist, um Ihr Projekt zu übernehmen.

Fügen Sie Qualifikationen hinzu, die zu einem erfolgreichen Projekt führen, Ihnen bei der Bewertung von Vorschlägen helfen und die für Ihr Unternehmen wichtig sind. Während es beispielsweise für ein Social-Media-RFP möglicherweise nicht relevant ist, kann Ihr Unternehmen B Corps den Vorzug geben.

Einige Dinge zu fragen:

  • Details zur Größe des Anbieterteams
  • Nachweis der Schulung und Zertifizierung in sozialen Medien (z. B. das Schulungs- und Zertifikatsprogramm von Hootsuite für soziales Marketing)
  • Beispiele für die Arbeit mit früheren oder bestehenden Kunden
  • Kundenbewertungen
  • Ergebnisse früherer Kampagnen
  • Eine Liste der Mitarbeiter – und ihrer Titel -, die an dem Projekt arbeiten werden
  • Projektmanagement-Ansatz und Strategie
  • Ressourcen, die dem Projekt gewidmet werden
  • Alles andere über den Anbieter und seine Arbeit, was für Sie und die Ausführung des Projekts wichtig ist

Wenn Sie den Abschnitt mit den Bieterqualifikationen nicht berücksichtigen, erhalten Sie möglicherweise eine Reihe von Bewerbungen, denen die für eine Entscheidung relevanten Informationen fehlen. Schließen Sie also alles ein, was Sie von potenziellen Anbietern sehen möchten.

8. Richtlinien für Vorschläge

Dieser Abschnitt sollte die Grundlagen der Einreichung von Vorschlägen behandeln: wann, was, wo und wie viel. Geben Sie die Frist für die Einreichung, die Formatierung der Vorschläge und den Detaillierungsgrad an, den Sie für die Aufschlüsselung des Budgets benötigen.

Wenn Ihr Unternehmen über Markenrichtlinien, Social Media-Richtlinien, einen Social Media-Styleguide oder andere relevante Ressourcen verfügt, fügen Sie Links oder Informationen hinzu, wo Anbieter diese finden können.

Stellen Sie sicher, dass Sie auch einen Kontaktpunkt hinzufügen. Unsere RFP-Vorlage für soziale Medien fügt Kontaktinformationen in die Kopfzeile ein. Letztendlich spielt es keine Rolle, ob Sie es an die erste oder letzte Stelle setzen, solange es den Agenturen zur Verfügung steht, um Fragen oder Erläuterungen zu richten.

9. Projektzeitpläne

In jedem Social-Media-RFP sollten Angebots- und Projektfristen angegeben werden. Stellen Sie in diesem Abschnitt einen strukturierten Angebotsplan bereit, dem Anbieter folgen können. Sofern Ihr Projekt nicht an ein bestimmtes Datum oder Ereignis gebunden ist, kann Ihr Projektdatum etwas mehr Raum für Flexibilität lassen.

Eine RFP-Zeitleiste für soziale Medien kann Folgendes enthalten:

  • Frist für die Teilnahme am RSVP
  • Besprechungszeitraum mit Anbietern für Vorgespräche
  • Frist für die Einreichung von Fragen durch Agenturen
  • Frist für die Einreichung des Vorschlags
  • Finalistenauswahl
  • Finalistenpräsentationen
  • Auswahl des Gewinnervorschlags
  • Vertragsverhandlungszeitraum
  • Wann werden Benachrichtigungen an Bieter gesendet, die nicht ausgewählt wurden

Geben Sie eine feste Frist oder ein geplantes Projektdatum an. Wenn bereits wichtige Meilensteine ​​und Lieferfristen festgelegt sind, sollte dies auch hier angegeben werden.

10. Angebotsbewertung

Sowohl Sie als auch potenzielle Anbieter sollten im Voraus wissen, wie ihre Vorschläge bewertet werden. Listen Sie die Kriterien auf, die Sie messen werden, und wie jede Kategorie gewichtet oder bewertet wird.

Seien Sie so transparent wie möglich über den Prozess. Wenn eine Rubrikenvorlage oder Scorecard verfügbar ist, fügen Sie diese hier ein. Wenn Bewerter Kommentare abgeben, teilen Sie den Bietern mit, ob sie diese erhalten sollen oder nicht.

Geben Sie abschließend an, welche Rolle das angegebene Budget in Ihrem Entscheidungsprozess spielen wird. Wird es den Bewertern mitgeteilt, nachdem sie den Vorschlag bewertet haben? Wie werden Kosten und Wert ermittelt?

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Jeffrey Rabinowitz